blog post header
 

Offerte Voorbeeld - Ontdek de 9 essentiële elementen

Ons offerte voorbeeld (dat je hieronder kan downloaden) toont je helder welke 9 onderdelen een offerte kan bevatten.

Inderdaad: ‘kan’. Want in tegenstelling tot bij een factuur zijn er geen wettelijke verplichtingen van wat op een offerte moet staan.

Toch zijn er enkele essentiëleelementen. Want je wil natuurlijk zoveel als mogelijk misverstanden (en ellende) voorkomen met je zakelijk aanbod. Je krijgt hieronder een overzicht met enkele nuttige tips voor de onderdelen van je offertes. Nuttig voor starters, zelfstandigen, freelancers én grotere bedrijven.

Download gratis ons Off

In de onderstaande download zie je welke elementen liefst op je offerte staan.

Download de voorbeeld offerte als PDF

#1 Je bedrijfsgegevens op je offerte

Meestal vraagt een potentiële klant offertes op bij meerdere mogelijke leveranciers. Je bedrijfsgegevens op je offertes zetten is dus een absolute must. De klant moet immers duidelijk kunnen zien van wie het aanbod is.

Wees zo volledig mogelijk en correct:

  • Je volledige bedrijfsnaam, inclusief bedrijfsvorm

  • Je btw-nummer

  • Het adres van je maatschappelijke zetel of vestiging

  • Je contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres, ...)

invoice_header

Al je gegevens correct en volledig op je offerte zetten, biedt je twee troeven:

  • Je offerte geeft meteen een officiële en professionele indruk.

  • Je kan je offerte zo direct ook als wettelijk geldige bestelbon gebruiken.

Pro tip: Met CoManage hoef je jouw bedrijfsgegevens maar 1 maal in te voeren. Deze info wordt automatisch op al je andere offertes ingevuld.


#2 Je bedrijfslogo op je offerte

invoice_header

Vaak hebben je klanten je huisstijl al eens gezien voor ze je offerte ontvangen. Op je website, naamkaartje of via een advertentie. Door duidelijk je logo op je offerte te plaatsen, zorg je voor een mooie verankering van het beeld dat klanten met je diensten of producten associëren. Geen must, maar toch zeker doen.

Pro tip: Je logo op je offertes opnemen is met CoManage kinderspel.

Tijdsbesparend en overzichtelijk

Dankzij CoManage zien mijn offertes en facturen er professioneler uit. Bovendien win ik ontzettend veel tijd en krijg ik meer inzicht.

–  Evi Maquoi


#3 Je klantgegevens op je offerte

Natuurlijk richt je jouw offerte aan één bepaalde klant. Vermeld de gegevens van je klant duidelijk. Zo wordt je offerte meteen veel persoonlijker.

En het btw-nummer? Particulieren hebben natuurlijk geen btw-nummer. Voor bedrijven vermeld je dat best wel om deze redenen:

  • Je hoeft na goedkeuring en uitvoering van de opdracht niet meer om het btw-nummer te vragen. Soms “vergeet” de klant je die info te bezorgen als de tijd gekomen is om een factuur te sturen. Als je dan nog de juiste bedrijfsgegevens moet achterhalen, betekent dit uitstel van de factuur en krijg jij later je geld.

  • Heb je het btw-nummer, dan kan je vooraf het bedrijf screenen via allerlei websites. Helemaal legaal én handig om te checken of het bedrijf in zee gaat dat niet op de rand van een faillissement staat.

Pro tip: Gegevens van je klant één maal ingevoerd? Dan vult CoManage dit automatisch voor jou in op al je offertes of facturen voor deze klant. Handig, want zo vermijd je slordige fouten door overtypen of copy/pasten uit een ander document.


#4 Offerte datum

invoice_expire_date_example

De offertedatum is belangrijk voor administratieve redenen. Zo kunnen zowel jij als de klant later snel en simpel de offerte terugvinden.

Vaak gebeurt het dat klanten kort na elkaar een aangepaste offerte vragen. Of ze verwijzen in hun communicatie naar een vroegere offerte. Met een offertedatum ontstaat er geen verwarring over welke offerte het precies gaat.

Pro tip: CoManage vult automatisch de datum in op je offertes. Zo vergeet je die zeker niet. Wil je de datum wijzigen? Ook dat is mogelijk.


#5 Offerte nummer

Op de voorbeeldofferte staat er geen offertenummer. Zoals bij elk ander onderdeel is dat een persoonlijke keuze. Het voordeel van wel een offertenummer op te nemen, is dat een referentie op je offerte het opzoeken naderhand vereenvoudigt.

Verstuur je weinig offertes, dan is dit minder nuttig. Als je halfweg je boekjaar pas offertenummer 3 stuurt, kan dat vragen oproepen bij de klant.

Pro tip: In CoManage kan je kiezen tussen automatische nummering van je offertes of die optie uitschakelen en geen referentienummer opnemen.

Oh my god ! Geweldig !

Sinds enkele dagen operationeel met Comanage. Eindelijk een meer dan degelijk, betaalbaar, overzichtelijk en gebruiksvriendelijk systeem voor het aanmaken, verzenden, opvolgen en archiveren van onze offertes, (weerkerende) facturen en/of creditnota's. Onze mensen van 'financiële admin' zijn in de wolken! Fantastisch platform & geweldige (persoonlijke) service ! Zelfs op zondagmorgen. Top! Keep up the good work mannen ! Mvg, Sarah Jansegers TASHCO

–  Sarah Jansegers


#6 Vervaldatum offerte zeker vermelden

De vervaldatum van je aanbod opnemen is een absolute aanrader.

Prijzen veranderen, het leven wordt duurder.

Stel, een klant plaatst een bestelling aan de prijsvoorwaarden die je enkele jaren geleden had aangeboden. Paniek!

Een extra voordeel van een vervaldatum op je offerte is dat het wat druk zet. Je aanbod is beperkt in tijd. Zonder dat je dit expliciet vermeldt, krijgt de klant de indruk dat een uitstel van beslissing duurder kan uitvallen.

Het maakt dat sommige klanten sneller beslissen. Zo moet je achteraf ook minder offertes opvolgen.

Een voorwaarde is wel dat je de geldigheidstermijn niet te ruim neemt. Als de vervaldatum pas over een half jaar is, is het effect van ‘nu of nooit’ weg.

invoice_expire_date

Maar ook dát kan psychologisch in je voordeel werken. Met een lange geldigheidstermijn geef je de klant meer ademruimte en bedenktijd. Voor sommige bedrijven is het net de geruststelling dat de prijzen langere tijd vastliggen wat hen overhaalt om de opdracht of bestelling bij jou te doen.

Pro tip: CoManage vult de vervaldatum op je offertes in op basis van een eenmalige instelling. Wil je voor bepaalde offertes toch een langere termijn hanteren? Je kan dit eenvoudig aanpassen per offerte.


#7 Diensten of producten omschrijving

Op het offerte voorbeeld zie je een duidelijke omschrijving over de diensten die na goedkeuring geleverd zullen worden.

Naast een algemene omschrijving, splits je best de zaken zo gedetailleerd mogelijk op.

invoice_example


Zo zien klanten duidelijk hoeveel welk onderdeel kost. Dat geeft ze vrijheid om te kiezen om bepaalde opties (of producten) niet te bestellen. Of juist bij te bestellen.

Pro tip: Met CoManage pas je zonder moeite een offerte aan. Met enkele kliks kan je producten of diensten toevoegen, verwijderen of prijzen aanpassen.


#8 Prijzen op je offerte

invoice_example

Essentieel in een offerte zijn natuurlijk de prijzen die je vermeldt. Vaak is dit het enige wat potentiële klanten willen weten: wat kost het?

Geef dus duidelijk aan of de prijs inclusief of exclusief btw is. In het algemeen vermeld je

  • voor particulieren de prijs inclusief btw

  • voor bedrijven exclusief btw

Voor alle duidelijkheid kan je dit, zoals in het offerte voorbeeld, onderaan nog eens vermelden.

Reken je voor bepaalde diensten niets aan? Vermeld ook dit in je offerte. Het toont de klant aan dat je meer biedt dan waarvoor hij zal betalen. Dit kan de doorslag geven voor een opdrachtgever. Gratis. Iedereen houdt er van.

Pro tip: CoManage berekent in jouw plaats het btw-bedrag. Werk je met verschillende btw-tarieven?Je kan het btw-percentage per product of dienst apart instellen.


#9 Algemene voorwaarden voor je offerte

Ook deze neem je best op in je offerte. Je klant weet zo perfect waar hij aan toe is. Op zich volstaat een link naar je online algemene voorwaarden.

Maar je kan ze - zoals in de voorbeeldofferte - ook volledig opnemen. Dat heeft enkele voordelen:

  • Online voorwaarden veranderen al eens. Dit is niet het geval met zwart op wit teksten. Je klant heeft een kopie en jij ook. Er kan dan ook geen twijfel of discussie ontstaan over welke voorwaarden van toepassing waren op het ogenblik van goedkeuring van de offerte.

  • Je toont meteen aan dat zakendoen met jouw bedrijf in alle openheid gebeurt. Of de klant je voorwaarden echt leest, weet je natuurlijk niet. Maar je kan wel op je beide oren slapen.

Pro tip: In CoManage kan je je algemene voorwaarden op je offertes invoeren/aanpassen en die dan automatisch aan al je offertes (en facturen) laten toevoegen.


Conclusie: wat met het offerte voorbeeld doen?

Onze voorbeeldofferte is maar ... een voorbeeld. Je hoeft op jouw offertes niet al de bovenstaande gegevens te vermelden.

Maar ze bevat wel zaken die je voor jezelf en de klant best opneemt.

Dit maakt alles duidelijker voor beide partijen én verhoogt je kans om de opdrachtbinnen te halen En dat is natuurlijk het doel!

Ook snel professionele offertes maken?

Wil je net als meer dan 1.000 andere ondernemers zelf snel offertes maken zoals het offerte voorbeeld?

Ontdek in de video hoe eenvoudig je een offerte kan maken in CoManage

Of bekijk hoe je in enkele klikken een professionele offerte maakt in CoManage. Bron: https://help.comanage.me/nl/articles/1819409-voeg-je-eerste-offerte-toe

Probeer CoManage gratis uit
14 dagen zonder aankoopverplichting 👍
🚀
Gebruik net zoals 1500 andere bedrijven CoManage en vereenvoudig je administratie!
Test 14 dagen gratis
zonder aankoopverplichting 👍