📅  Volg ons gratis CoManage Starter webinar: klik hier.
blog post header
 

Klantenfiches Digitaal Maken - 7 Voordelen Voor Elk Bedrijf

Bij klantenfiches denk je waarschijnlijk aan een map of een bakje met daarin papiertjes met gegevens van je klanten. Een nachtmerrie voor elke ondernemer, niet dan? De digitale versie levert minstens 7 voordelen op voor jouw zaak. Het kost bovendien weinig tot geen moeite om ze te maken en aan te vullen…

Inhoudsopgave

Kort samengevat

  • Klantenfiches op papier en in Excel zijn echt niet meer van deze tijd.

  • Met een goed klantenbeheer programma geniet je meteen van de 7 voordelen van digitale klantenfiches.

  • Bovendien stelt zo'n app jouw klantdossier bijna volledig automatisch samen.

  • Met notities en extra velden vul je fiches makkelijk aan en organiseer je een klantenbestand dat 100% past bij jouw bedrijf.

  • Klantenfiches helpen je op 3 manieren om jouw zaak sneller te doen groeien.

Wat is een klantenfiche?

Een klantenfiche is een document waarop de belangrijkste informatie over een bepaalde klant staat. In zijn eenvoudigste vorm bevat het contactgegevens, zoals naam, adres, e-mailadres en het btw-nummer van zakelijke klanten.

Klantenfiche.png

Al deze informatie heb je nodig om een factuur of een offerte te maken. Het is superhandig als je deze gegevens niet elke keer online, of in een mailbox moet opzoeken.

Een goede klantenfiche is zoveel meer dan een bladzijde uit een adresboekje

Wil je de stille kracht van al je klantgegevens in werking zetten? Dan is het verstandig om je klantenfiches niet op papier of in Excel te maken.

Overstappen naar een digitaal klantenfiche systeem klinkt ingewikkelder dan het is. Daarop komen we verderop nog terug.

Laat ons eerst even stilstaan bij de vele voordelen…

7 grootste voordelen van digitale klantenfiches

We hoeven je zeker niet te vertellen dat technologie jouw leven als ondernemer eenvoudiger maakt. Dat geldt ook voor het maken, aanvullen, opzoeken en gebruiken van digitale klantenfiches.

#1 Je klantgegevens overal bij jou

Papieren klantenfiches kan je moeilijk overal meenemen.

Dat hoeft misschien niet als je bijvoorbeeld werkt in de bouwsector of als tuinaannemer.

Maar het is wel handig als je in een app op je telefoon snel klantgegevens kan opzoeken, of zelfs prospecten wil toevoegen.

Smartphone-gebruiker.jpg

Als de app dan ook nog bijvoorbeeld toont of er nog openstaande facturen of offertes zijn, dan gaat er een nieuwe wereld van gemak open.

Screenshot-App-Facturen.jpg

#2 Snel zoeken naar klantgegevens

Een papieren fiche die verloren gaat, het handschrift van een collega dat je moet ontcijferen of klanten die van adres veranderd zijn…

Hoeveel tijd verlies jij met het zoeken naar de juiste klantgegevens?

Met een online klantenbeheer programma veeg je dat probleem volledig van de kaart.

Typ gewoon de eerste letters van een klant in en je hebt meteen toegang tot alle informatie die je nodig hebt.

GIF-KLANT-OPZOEKEN.gif

#4 Een btw-nummer is voldoende om een zakelijke klantenfiche aan te maken

Beschik je over een btw-nummer van je klant? Dan heb je genoeg informatie om deze deze in administratieve apps in te voeren. Alle andere bedrijfsgegevens verschijnen automatisch in je klantenfiche.

Jeroen, mede-oprichter van CoManage, toont in deze video hoe eenvoudig dit is.

Ken je alleen de bedrijfsnaam of het adres? Dan kan je snel het juiste btw nummer zoeken.

#5 Fiches en gegevens voor heel je team

Heb je een zakelijke partner of personeel? Bewaar best al je klantenfiches veilig en online op 1 centrale plaats (“in the cloud”). Zo heeft iedereen van jouw team altijd toegang tot up-to-date gegevens.

Daar kunnen papier en een klantenbestand in Excel niet tegenop.

#6 Facturen, offertes, projecten

Je klantgegevens bijhouden doe je natuurlijk niet voor je plezier. Je hebt het nodig om je administratie te kunnen doen, zoals facturatie.

Met een degelijk programma kan je nog veel meer dan je klanten beheren. Zo kan je, afhankelijk van het programma dat je gebruikt:

Wat ooit begon met het aanmaken van je eerste klantenfiche, groeit snel uit tot een digitale assistent die een groot deel van je taken vereenvoudigt. En zelfs uit handen neemt…

#7 Klanten historiek zonder moeite

Een laatste voordeel is dat je jouw digitale klantenfiche kan uitbreiden zonder al te veel moeite.

Sommige gegevens verschijnen vanzelf, zoals alle facturen en offertes die je voor een klant hebt gemaakt.

Historiek.png

Andere gegevens kan je zelf snel toevoegen.

Wil je bijvoorbeeld op je klantenfiche registreren welk type dak een klant heeft? Dan hoef je enkel een extra veld en een waarde hiervoor toe te voegen.

Extra-velden.png

Ook notities kan je makkelijk toevoegen aan een klantenfiche.

Heeft een klant bijvoorbeeld een klacht, een bepaalde wens of voorkeur? Je klantenfiche is de beste plaats om deze informatie nooit meer te vergeten.

Notities.png

Samengevat: digitale klantenfiches leveren 7 voordelen op voor elk bedrijf. Met een goede app stel je deze bovendien moeiteloos op.

Klantenfiche voorbeeld

Hoe een klantenfiche eruit ziet, verschilt van het programma dat je gebruikt. Sommige zijn uitgebreid, andere dan weer beknopt.

In bijvoorbeeld Teamleader, Striktly en Billit ziet een fiche er overal anders uit.

Voor CoManage hebben we gekozen voor een moderne look met de nadruk op gebruiksvriendelijkheid.

GIF-FICHE-SCROL.gif

In elke fiche kan je de volgende onderdelen terugvinden.

  • Kaart

  • Contactgegevens

  • Adres informatie

  • Type: klant of leverancier, of beide

  • Extra velden

  • Taal, valuta, hoe je facturen wil versturen (post of e-mail)

  • Btw, korting, bankrekening

  • Welke personen (contacten) maken deel uit van het bedrijf?

  • Groepen: zo kan je jouw klanten indelen zoals jij dat wil. Denk bijvoorbeeld aan een groep “trouwe klanten” of “leads”. .

  • Notities

  • Activiteit: hoe is deze klantenfiche zelf geüpdatet en wie van jouw personeel heeft wijzigingen aangebracht?

Een uitgebreide klantenfiche is niet alleen handig om je dagelijkse taken uit te voeren.

Op termijn doet zo’n schat aan informatie jouw bedrijf groeien…

3 manieren om klantenfiches te gebruiken voor groei

Klantenfiches zijn de bouwstenen om je bedrijf verder uit te bouwen. Concreet kan je de verzamelde gegevens op 3 verschillende manieren gebruiken.

#1 Klantenbinding

Stap af van het idee dat klantenfiches enkel voor jouw administratie nuttig kunnen zijn.

Degelijke klantenfiches leiden tot meer tevreden klanten

Als je ze aanvult met informatie uit verschillende contactmomenten, wordt je sterker als team en onderneming.

  • Jouw collega’s beschikken over een handige tool om de communicatie met klanten persoonlijker en efficiënter te laten verlopen.

  • Bovendien vermijd je makkelijker misverstanden en ergernis van klanten.

#2 Inzicht in koopgedrag

Kan jij snel ontdekken wanneer welke klant welk product heeft aangekocht? Dan kan je een voorsprong op je concurrenten nemen.

De aankoopgeschiedenis van een klant geeft je duidelijke inzichten in deze zijn interesse en behoeften. Dat biedt een uitgelezen kans om aan je klant bepaalde diensten of producten aan te bieden.

Je kan trouwe klanten beloven met een korting. Om dat niet te vergeten, kan je een groep “Trouwe klanten” aanmaken en bedrijven, of particulieren aan de groep toevoegen. Meer details over het hoe, vind op deze support pagina.

#3 Helikopter view van je klanten

Ook gegevens van al je klantenfiches samen, geven jou een goed overzicht van hoe je bedrijf er op een bepaald ogenblik voor staat.

  • Hoeveel nieuwe klanten heb je in een bepaalde periode gewonnen?

  • Is je bedrijf financieel gezond?

  • Behaalt jouw team de verkoop doelstellingen?

  • Lever je projecten op tijd af?

  • Enz.

Als kleine onderneming of freelancer heb je niet veel tijd voor voor ingewikkelde analyses.

Toch is het verstandig om op vaste tijdstippen de vinger aan de pols van je bedrijf te houden. Met kerncijfers die je snel kan filteren, zie je meteen of je nog op het goede spoor zit.

Overzicht.png

Dat is een van de redenen waarom voor elk bedrijf, groot of klein, een klantenbestand zo belangrijk is.

Zoals je ondertussen begrepen hebt, dat begint met 1 klantenfiche.

Ook digitale klantenfiches gebruiken?

Je allereerste klantenfiche maken is het moeilijkste. Het is logisch dat je je hierbij 2 vragen stelt.

  1. Wat moet er eigenlijk op een klantenfiche staan?

  2. Welk klantenbestand programma gebruik je best?

Het is zinvol om deze vragen te stellen, maar eigenlijk maakt het in het begin niet zoveel uit. Je kan later altijd overschakelen.

Heb je nu bijvoorbeeld een klantenbestand in Excel?

Dan kan je dat zonder veel moeite importeren in CoManage.

Mede-oprichter Jeroen toont in deze korte video hoe je dat in een handomdraai kan doen.

Het omgekeerde is ook mogelijk. Je kan ook je klantgegevens exporteren vanuit CoManage naar Excel.

Zoals bij alles, is het belangrijkste dat je ermee begint.

Maar ook als je past begint met klantenfiches gaat het snel. Zodra je een klant hebt aangemaakt, vult jouw fiche zich snel vanzelf.

Wil je het liever zelf ondervinden? Klik op de knop hieronder. Mocht je ergens vastlopen, dan staat ons team klaar om jou met plezier verder te helpen.

Probeer CoManage gratis uit
14 dagen zonder aankoopverplichting 👍
🚀
Gebruik net zoals 1500 andere bedrijven CoManage en vereenvoudig je administratie!
Test 14 dagen gratis
zonder aankoopverplichting 👍