Offerte Verzenden: 5 manieren om je offerte te sturen

Een offerte verzenden kan je met een klik. Hoe kan je jouw klanten best jouw aanbieding of bestek bezorgen.

Een offerte verzenden is één van de belangrijke stappen die mee het succes van je zaak bepalen. In dit artikel bespreken we de voor- en nadelen van 4 + 0 verschillende verzendmethodes voor je offertes. “4 + 0”. Moet dat niet gewoon 4 zijn? Neen, in dit geval niet. Soms is nul geen synoniem van niets.

#0 Geen offerte verzenden

Geen offerte sturen klinkt voor veel ondernemers waarschijnlijk niet als een echte optie. Toch is het in sommige situaties een mogelijkheid die werkt en resultaat levert.

Meer bepaald kan je het opstellen en bezorgen van een offerte zonder probleem achterwege laten. Dit is het geval wanneer je beschikt over:

  • Een webshop waar de prijzen sowieso vermeld zijn.
  • Een gewone website waarop je prijzen voor diensten, of producten, vermeld zijn.
  • Een gedrukte catalogus of brochure met prijzen die je aan je klanten kan bezorgen.

In al deze gevallen fungeert je online, of offline catalogus, eigenlijk zelf als offerte. En is het eigenlijk voldoende om je klant hierop te wijzen.

Nadelen van geen offerte sturen

  • Je moet natuurlijk wel over een website/shop/catalogus beschikken. Logisch, maar zelfs in 2016 heeft nog niet elke zelfstandige, of bedrijf, een website. Laat staan een webshop.
  • De prijzen van je producten of diensten moeten vermeld zijn in je catalogus, of website. Voor maatwerk, of opdrachten in regie, is het quasi onmogelijk om te werken met een prijs die op voorhand vastligt. Een offerte maken en sturen is in dat geval een noodzaak.
  • Ervan uitgaan dat een klant al het rekenwerk voor zijn rekening neemt is optimistisch. Op de koop toe getuigt een standaard catalogus soms niet van gepersonaliseerde klantvriendelijkheid. De kans op het mislopen van een aantal opdrachten en bestellingen neemt toe als je geen offerte op maat bezorgt.
  • Tenslotte zijn prijzen nu eenmaal maar prijzen. Je aanbod bevalt iemand, of niet. In een offerte (en vooral ook de opvolging ervan) heb je meer ruimte en kansen om iemand van jouw kwaliteit en meerwaarde te overtuigen. Mensen en bedrijven zijn vaak bereid voor dit soort extra’s een meerprijs te betalen.

Voordeel van geen offerte te sturen

  • Je verliest geen tijd met offertes maken en vervolgens te verzenden. Nu, dit laatste is sowieso geen argument als je CoManage voor je offertes gebruikt. Een offerte in enkele klikken kost niet echt moeite.

Wanneer geen offerte bezorgen?

Geen offerte bezorgen en toch succesvol zakendoen is perfect mogelijk. Voor winkels en online shops is dit zelfs de normale manier van handelen. Maar ook als je producten met een vaste prijs via een catalogus verkoopt, is dit de snelste en goedkoopste manier. Niemand ligt in dat geval wakker van een offerte.

#1 Een offerte gewoon op mail zetten

Nog een snelle optie is om je offerte gewoon in je e-mail te zetten en niet als aparte PDF-bijlage bij je mail. “Beste, Voor product X betaal je Y euro. Met vriendelijke groeten”.

Voordeel van je offerte als e-mail te verzenden

  • Zo’n offerte is razendsnel opgesteld én verzonden.

Alhoewel je hierdoor tijd wint met de opmaak, zijn hier ook enkele nadelen aan verbonden.

Nadelen van je offerte als e-mail te verzenden

  • Tenzij je je prijzen uit het hoofd kent, moet je deze telkens toch ergens opzoeken.
  • Ook het risico op fouten door zelf berekeningen te moeten doen, blijft in deze aanpak bestaan.
  • De tijd die je wint met het maken van zo’n offerte, verlies je naderhand met het doorzoeken van je e-mails naar dat ene bericht waarin je je prijs had vermeld.
  • Een offerte die je gewoon als mail stuurt, oogt weinig professioneel. De ontvanger kan het opvatten als “Die wil nu al niet veel tijd aan mij besteden, dat belooft”.

Wanneer je offerte gewoon als e-mail versturen?

En toch zijn er situaties waarin deze aanpak werkt. Voor nieuwe klanten is dit zeker niet de aangewezen manier. Maar voor bestaande en trouwe klanten kan dit wél werken. Ze kennen je producten en/of dienstverlening al. Veel uitleg hoeven ze dus niet. Op het ogenblik van de offerte aanvraag, zijn deze klanten meestal enkel in de prijs geïnteresseerd. Eventuele extra uitleg kan je snel in je e-mail zetten.

#2 Je offerte digitaal verzenden

Dit is tegenwoordig de meest gebruikte manier. Een offerte met mooie opmaak, duidelijke prijzen en voorwaarden als PDF bezorgen aan je klant. Meer en meer ondernemers gebruiken volop de voordelen van digitale offertes.

Voordelen van PDF offertes

  • De klant ontvangt zijn offerte snel
  • De opmaak ziet er veel professioneler uit dan een gewone e-mail
  • Je offerte verzenden als bijlage bij een e-mail kost niet meer dan een paar klikken
  • En is de offerte goedgekeurd, dan zet je deze met een klik om in een factuur

Nadeel van PDF offerte

  • Het is de meest gebruikelijke manier om een offerte te bezorgen. Of anders gezegd: het minst origineel. Mensen zijn eraan gewend.

Digitaal verzenden dan maar?

Doen zoals de meeste ondernemers is veilig. Wil je echter net een tikkeltje extra positieve aandacht, dan zijn de volgende twee manieren om je offerte te bezorgen het uitproberen meer dan waard. En wat mooi meegenomen is: je kan voor het opstellen van je offerte gewoon CoManage blijven of beginnen gebruiken.

#3 Je offerte met de post verzenden

In deze tijden waar zoveel mogelijk digitaal verloopt, kan je snel een witte raaf worden. Het enige wat je hiervoor hoeft te doen, is een stapje terugzetten in de tijd.

Door terug te vallen op ‘ouderwetse’ manieren van communicatie, kan je heel gemakkelijk positief uit de band springen. Stuur de volgende keer eens je offerte via de post. Je offerte uitprinten in CoManage is overigens zeer eenvoudig.

Voordelen van offertes per brief te sturen

  • Je offerte zal gegarandeerd opvallen. Brieven zijn vandaag een uitzondering geworden. Mails daarentegen overspoelen ons. Daarom krijgen ze veel minder aandacht dan een verstuurde brief.
  • Je klant heeft een document in handen. Onderschat dit voordeel niet. In tegenstelling tot een digitale offerte die makkelijk te archiveren en vergeten is, is een brief die je in handen hebt mentaal gezien moeilijker te negeren. Het document gaat minstens een paar maal door de handen van de ontvanger. En je offerte blijft hierdoor langer dan gewoonlijk in de aandachtszone.

Nadelen van offerte via de post

  • Het kost je net iets meer moeite. Je moet de offerte namelijk ook printen (met één knop) en posten.
  • De prijs is ook iets duurder. Nu ja, wat heet duurder? Uiteindelijk betaal je een heel kleine meerkost voor een enveloppe en een postzegel.
  • De kans bestaat dat je offerte niet bezorgd wordt, of op het verkeerde adres. Maar ook dat risico loop je met e-mails. Soms komen deze gewoon in de spamfolder terecht. In tegenstelling tot een herinneringsfactuur, is het niet raadzaam om je offerte aangetekend te versturen. De ontvanger zal hier namelijk niet echt mee opgezet zijn. Aangetekende brieven zijn gewoonlijk de voorbode van slecht nieuws. Niet doen dus.

Offerte per post: het proberen waard

Wil je je offerte extra aandacht laten krijgen? Verzend deze dan gewoon per post. Het verrassingseffect aan de zijde van de ontvanger kan enkel in jouw voordeel werken.

#4 Je offerte persoonlijk overhandigen

Geen digitale verzending, geen postzegel, maar een bezoek aan je klant om je offerte persoonlijk te overhandigen. Het is de ultieme persoonlijke manier om je offerte te bezorgen.

Voordelen van het persoonlijk overhandigen van je offerte

  • Persoonlijker dan dit kan niet. Je maakt extra tijd vrij voor je klant en geeft deze zo werkelijk de maximale aandacht.
  • Tijdens de bespreking van de offerte, kan je meteen inspelen op eventuele vragen en onduidelijkheden. De directe toelichting kan enkel in je voordeel werken.
  • De kans is enorm groot dat je na het gesprek het antwoord op je aanbod meteen weet. Zelden zal je een “neen” als antwoord krijgen. En mocht je klant de beslissing nog niet meteen nemen, dan voel je meteen waar de twijfels vandaan komen. Je offerte bijsturen is in dat geval met CoManage ook kinderspel.

Nadelen van offertes persoonlijk te overhandigen

  • Het verrassingseffect zal minder groot zijn dan wanneer je je offerte via de post stuurt. Tenzij je bij je klant onverwacht kan langsgaan, zal je namelijk steeds een afspraak moeten maken. Het laatste wat je wil is dat je na je verplaatsing op een slecht gelegen ogenblik aankomt. Of dat je klant helemaal niet ter plaatse is.
  • Deze aanpak kost tijd. Het is waarschijnlijk niet mogelijk om dit voor al je offertes te gaan doen. Zeker voor offertes waar het bedrag, of je winstmarge lager ligt, is het persoonlijk overhandigen niet de beste keuze.

Bij zakendoen werkt een persoonlijke aanpak nog steeds het beste. Er zijn gelukkig veel verschillende manieren om klanten persoonlijke aandacht te geven. Het overhandigen tijdens een gesprek is maar één manier. Maar ongetwijfeld de beste voor grotere opdrachten of bestellingen.

Hoe bezorg jij je offertes?

Welke verzendmethode gebruik jij voor je offertes? Laat het ons gerust weten via de reacties hieronder.

We zijn benieuwd naar jouw mening. Laat hier gerust een reactie achter.