Offerte Opvolgen – 5 tips om meer offertes te laten goedkeuren

Offerte opvolgen - verhoog je kans op goedkeuring van je offertes

Een offerte opvolgen is een noodzakelijk stap die veel ondernemers helaas over het hoofd zien. Zelfs al gebruik je CoManage – en maak je dus met enkele klikken een offerte– toch kost het je tijd.

Het is natuurlijk jammer als je offerte niet goedgekeurd wordt. Maar net zoals je een herinneringsfactuur kan sturen, kan je ook een herinnering sturen voor je offerte.

In dit artikel geven we je enkele praktische tips to seal the deal. Snel verder lezen dus.

#1 De vervaldatum van je offerte als excuus gebruiken

Je klant kan een herinnering aan een offerte opvatten als een agressieve verkoopstechniek. In dat het geval is je kans op het binnenhalen van de bestelling, of opdracht, aanzienlijk kleiner geworden.

Te opdringerig overkomen heeft maar al te vaak het omgekeerde effect van wat je beoogt. Niet elke ondernemer voelt zich dan ook comfortabel bij het uitoefenen van druk op zijn klanten.

Gelukkig heb je uit het artikel over een offerte voorbeeld onthouden dat het belangrijk is om een vervaldatum voor je offerte te gebruiken. Naast de redenen die hiervoor aangehaald werden, is er nog een belangrijke:

De vervaldatum voor je offerte kan je vanaf nu steeds aangrijpen als ‘excuus’ om je klant opnieuw te contacteren. Je offerte opvolgen is een normale zaak. Niets agressief, enkel een vriendelijke herinnering dat je mooie aanbod weldra niet meer geldig is.

#2 Stuur je herinnering (natuurlijk) vóór de vervaldatum

Om je professionele geloofwaardigheid niet in het gevaar te brengen, stuur je natuurlijk je herinnering vóór de offerte vervaldatum is aangebroken. Doe je het toch daarna, dan geef je het onmiskenbare signaal dat je afspraken zelf niet zo nauw neemt.

Een flexibile opstelling is vaak een groot voordeel dat klanten kunnen appreciëren. Maar als je je afspraken in de offerte zelf al niet volgt, is de kans op problemen naderhand veel groter. Doe jezelf en je zaak een plezier. Maak van in het begin een solide en correcte indruk op je klant. En volg je offerte dus op tijd op.

Je kan twee mogelijke datums gebruiken om je offerte op te volgen:

Hoelang is de geldigheidstermijn van je offerte zelf?

Een week? Een maand? Een half jaar?

Hoe meer bedenktijd je geeft, hoe langer je logischerwijze zal moet wachten met je herinnering te sturen. Eén tot twee weken voor de vervaldatum is in dat geval acceptabel.

Als je daarentegen heel korte vervaltermijnen hanteert (tot twee weken), stuur je best twee werkdagen voor de deadline de herinnering. Hou hierbij zeker ook rekening met officiële feestdagen.

Deadline door de klant beloofd

Heeft je klant zelf beloofd om binnen een bepaalde termijn te antwoorden? Gebruik dan de dag na de beloofde datum om in actie te treden. Voorwaarde is natuurlijk dat deze datum vóór jouw vervaldatum valt.

Als de vervaldatum van je offerte nadert, moet je in actie schieten. Markeer in je online agenda deze datum. Of hou op je dashboard in CoManage het overzicht van je openstaande facturen in de gaten.

#3 Volg je offerte op een persoonlijke manier op

Net zoals je een offerte op verschillende manieren kan bezorgen, kan je dit ook doen voor de herinnering. Dit hoeft overigens niet op dezelfde manier te gebeuren als waarop je je offerte in eerste instantie bezorgde.

Wil je je kans op goedkeuren verhogen, is de beste strategie om net iets persoonlijker tewerk te gaan dan bij de eerste maal.

  • 1ste offerte als mail verstuurd? Stuur de herinnering per post. Iets ruimer op voorhand want de post is niet altijd even snel. Maar dat wist je wel.
  • 1ste offerte per post verstuurd? Bel de klant op. Stel eventueel een persoonlijk onderhoud voor om de offerte toe te lichten.
  • 1ste offere persoonlijk overhandigd? Maak telefonisch een tweede afspraak. Of waarom niet de offerte bespreken tijdens een etentje? Of een gezelligere plaats dan een kantoor.

Als je je herinneringsofferte op een persoonlijker manier bezorgt, is de kans veel groter dat je offerte goedgekeurd zal worden.

#4 Bezorg dezelfde offerte nog eens

Niets zo vervelend als moeten zoeken naar een document dat “ergens” verzeild is geraakt. Zelfs in een digitaal archief, zoals een mailbox, is het soms lastig zoeken naar precies die ene offerte.

Door je klant je offerte nog eens te bezorgen, bespaar je een hoop tijd en frustraties. De klant heeft de offerte voor zich. De focus van het gesprek kan komen te liggen op wat belangrijk is in plaats van wat nu juist weer de datum, of referentie van je offerte is.

Print je offerte nog eens uit, of stuur het nog eens digitaal naar je klant. Een kleine moeite, maar met groot resultaat.

#5 Een offerte opvolgen, is deze soms ook aanpassen

Met de bovenstaande tips verhoog je de kansen op goedkeuring van je offerte. Toch bestaat de mogelijkheid dat zelfs dit niet voldoende is.

Er zijn 101 reden waarom offertes niet goedgekeurd worden. Het goede nieuws is dat jij de kans hebt benut om te weten te komen waarom het fout is gelopen.

5 redenen waarom offertes afgekeurd worden (en die je gemakkelijk kan vermijden door CoManage te gebruiken)

  1. Je offerte opstellen nam teveel tijd in beslag en is daarom te laat gestuurd. Je concurrenten waren je te snel af.
  2. De layout van je offerte ziet er niet professioneel uit.
  3. De berekening van je prijzen is fout gelopen.
  4. Je bent vergeten een vervaldatum op te nemen.
  5. Je hebt de klant zijn gegevens foutief ingevuld.

5 redenen waarom offertes afgekeurd worden (zelfs als je CoManage gebruikt)

  1. Je prijzen zijn niet aanlokkelijk in vergelijking met je concurrenten.
  2. Je vervaldatum is veel te kort. Sommige klanten hebben tijd nodig om alles te overwegen en rustig te kunnen vergelijken.
  3. Je vervaldatum is veel te ruim. Er zit niet echt een druk op de ketel. De beslissing wordt uitgesteld. En waarschijnlijk afgesteld.
  4. Je klant is op vakantie. Of failliet. Of overgenomen door een ander bedrijf.
  5. Je offerte bevatte net iets te veel info/producten/diensten. Of te weinig.

Omdat je je klant (op tijd) hebt gecontacteerd, weet je vaak precies wat hem weerhoudt om op je aanbod in te gaan. Je offerte aanpassen op basis van deze nieuwe info is de logische volgende stap. En met CoManage een koud kunstje.

Zet de vervaldatum dit maal dichter in de toekomst. Op die manier verhinder je dat het een straatje zonder einde wordt.

En ja, als het moet, doe je ook een opvolging van de opvolging. Na alle moeite die je gedaan hebt, heb je absoluut het recht om een antwoord te krijgen.

Goede offertes maken is een leerproces

Door systematisch je offertes op te volgen, krijg je op termijn een goed inzicht in je potentiële klanten. Wie zijn ze, wat verwachten ze (van een offerte), wat schrikt hen af, wat haalt hen uiteindelijk over de drempel?

De antwoorden op al deze vragen wapenen je zaak voor de toekomst. Beter inspelen op klanten hun behoeften, dat is het geheim van succesvol zakendoen. Niet dan?

Volg VANAF NU AL je offertes nauwkeurig op. Leer uit de mogelijke bezwaren van klanten. En gebruik deze bezwaren om in je offertes, of gesprekken met klanten, al meteen te weerleggen.

Volg jij je offertes op?

Laat jij je offertes gewoon verlopen? Of volg je ze nauw op en herinner je je klanten eraan? Deel via de reacties hieronder gerust jouw nuttige tips met alle gebruikers van CoManage.

We zijn benieuwd naar jouw mening. Laat hier gerust een reactie achter.