Een Offerte Maken? – 5 Frustraties (en hoe deze te vermijden)

Een offerte maken in excel

Een offerte maken kost tijd. Kostbare tijd. En als de klant jouw offerte uiteindelijk niet aanvaardt, is dit voorgoed verloren tijd. Dat wil helaas niet zeggen dat je als ondernemer helemaal geen offertes hoeft te maken. Offertes zijn immers cruciale documenten om de groei van je bedrijf te stimuleren.

We zetten in dit artikel vijf frustraties bij het maken van een offerte op een rij. En tonen aan dat je deze met CoManage volledig kan vermijden. Gratis. Of voor een luttel bedrag.

#1 Software die niet gemaakt is om offertes mee te maken

Tekstverwerkers en rekenbladen zijn schitterende software. Daaraan twijfelt geen mens. Toch leidt deze software bij ondernemers tot heel wat frustraties als ze er offertes (of bij uitbreiding ook facturen) mee moeten maken.

De reden hiervoor is dat je eigenlijk verschillende soorten software moet gebruiken om tot één finaal document te komen:

  • Excel voor de berekeningen.
  • Word voor de begeleidende teksten en de opmaak van de offerte.

Zelfs als je tools van dezelfde softwaremakers gebruikt (Google docs, MsOffice, OpenOffice), blijft het een heel gedoe om data van het ene document netjes en foutloos in het andere document te krijgen. Je kent het wel:

  • een tabel die plots verspringt
  • een tekst die in een ander lettertype staat dan de rest van je offerte
  • een berekening waarvan het resultaat plots verdwijnt in een ander programma
  • een foto van je logo dat je maar niet op zijn plaats krijgt

De oplossing? Aangepaste offertesoftware gebruiken

Gebruik een tool, zoals CoManage, die speciaal ontworpen en ontwikkeld is voor het maken van offertes. En je facturen. En je agenda. En je bedrijfsstatistieken.

#2 Afleidingen bij het maken van een offerte

De kans dat je afgeleid wordt tijdens het maken van een offerte op je PC is groot. Facebook, of je mailbox die plots om je dringende aandacht schreeuwt. Elke keer opnieuw moet je de moed, tijd en concentratie verzamelen om je offerte verder op te stellen.

Op het einde van de dag stel je het maken van je offerte misschien uit naar de volgende dag. Een gemiste kans als je concurrenten wél de moeite doen om hun offerte snel te bezorgen.

De oplossing? Betere organisatie, of sneller offertes maken

Lees deze tips voor een betere bedrijfsadministratie. En pas ze vervolgens natuurlijk ook toe.

Of win heel veel tijd met CoManage bij het opstellen van je offertes . De kans dat je afgeleid wordt in de hooguit paar minuten die nodig zijn om je offerte op te stellen is klein. Heel klein.

#3 Verspreide gegevens opzoeken voor je offertes

Een goede offerte bevat naast de prijzen voor je producten/diensten heel wat andere informatie.

Vaste gegevens voor een offerte

Een aantal gegevens zijn voor al je offertes hetzelfde. Deze informatie komt telkens op exact dezelfde manier en dezelfde plaats in je offertes terug:

  • je bedrijfsnaam
  • jouw logo
  • je adres

Variabele informatie op een offerte

Daarnaast is er ook een veelheid van informatie die verschilt per offerte:

  • de offerte- en geldigheidsdatum
  • je klantengegevens
  • de producten en/of diensten en bijhorende prijzen
  • het unieke referentienummer van je offerte

Bij het opstellen van een offerte met onaangepaste software moet je dit telkens opnieuw manueel aanpassen. De kans dat je het vergeet, of fouten maakt, is niet onbestaand.

Zijn je administratieve documenten verspreid op je computer? Dan moet je ook verschillende bronnen (klantenbestand) en documenten (prijslijsten) raadplegen om je offerte tot stand te brengen.

De oplossing? Al je actuele gegevens binnen bereik van één klik

Verschillende bestanden (of programma’s) gebruiken met gegevens om je offerte te kunnen maken is een heel gedoe. Dit kan je eenvoudig vermijden met CoManage.

Alle nodige gegevens worden er centraal bewaard en zijn met enkele klikken beschikbaar, of worden zelfs automatisch voor jou ingevuld.

#4 Elke keer hetzelfde doen is saai

Als je geen spiermassa wil kweken, moet je geen 50 push-ups per dag doen. Hetzelfde gaat op voor de kracht van je onderneming.

Sommige administratieve taken – zoals offertes opstellen – moet je vaker doen dan je liefelijk is. Maar uiteindelijk pluk je wél de vruchten van deze inspanningen. Hoe meer offertes, hoe meer kansen om je zaak te doen groeien.

De oplossing? Plezier beleven aan je administratie

Met CoManage is herhaling geen synoniem van saai. Met enkele klikken maak je in een mum van tijd je offertes en varianten van offertes. Handig natuurlijk voor die klanten die je blijven vragen om een aangepaste versie te sturen.

“Kan je dit ook even opnemen in je offerte en me een aangepaste versie sturen?

“Kan ik als trouwe klant geen korting krijgen? (Alles opnieuw berekenen? Hoeft niet, CoManage doet dit voor jou)

Het saaie aspect kan je volledig vermijden met CoManage. Offertes opstellen kan fun zijn. Probeer het zelf. Geheel gratis en zonder enige verplichting.

#5 De onzekerheid en extra administatie na het sturen van je offerte

Eens je je offerte verzonden hebt, blijf je met een onzeker gevoel achter.

“Gaat mijn (potentiële) klant de offerte sowieso bekijken?

“Gaat de opdracht of bestelling goedgekeurd worden?

Voor sommige ondernemers is dat gevoel van onzekerheid al voldoende om de offerte uit te stellen. Je wint op die manier misschien wat tijd, maar weet dan ook dat je concurrenten hierover anders kunnen denken. Door laat te reageren op een aanvraag, geef je (mogelijke) klanten een excuus om op zoek te gaan naar een andere leverancier. Eentje die wél tijd wil vrijmaken.

Door geen offerte op te stellen win je tijd. Maar verlies je geld.

Offerte goedgekeurd?

Dat is natuurlijk goed nieuws. Maar het brengt ook extra administratie met zich mee. Na de levering van je producten of voltooiing van je dienstverlening moet je namelijk ook nog een factuur opmaken.

De oplossing? Van offerte naar factuur met één klik

Maak snel je offertes met CoManage en verhoog je kansen op succes. Klanten beoordelen bij een offerte niet enkel de prijs, maar ook de kwaliteit van dienstverlening. De aandacht die je aan hen besteedt en snelheid van reageren zijn hierbij belangrijke factoren.

Wil je geen tijd verspillen met het opstellen van je factuur? Zet met CoManage in één klik je offerte om in een factuur.

Wat zijn jouw frustraties bij het maken van een offerte?

Herken je jezelf in het bovenstaande? Ervaar jij andere frustraties bij het opstellen van een offerte? Laat het ons weten via de reacties hieronder.

We zijn benieuwd naar jouw mening. Laat hier gerust een reactie achter.