Herinneringsfactuur: 7 vragen en antwoorden

Herinneringsfactuur. Herinner jouw klanten met een klik dat ze hun openstaande factuur nog moeten betalen.

Vergissen is menselijk. Vergeten ook. Dat neemt niet weg dat het wel héél vervelend is als klanten “vergeten” jouw factuur te betalen. Niets zo frustrerend als wachten op geld waarvoor je hard gewerkt hebt, maar dus niet op je bedrijfsrekening verschijnt.

Gelukkig is er de herinneringsfactuur. Op voorwaarde dat je deze zelf niet vergeet te sturen, is het de snelste manier om de tegenpartij te herinneren aan zijn verplichtingen. En hopelijk om jouw geld te krijgen.

#1 Wanneer verstuur je best de aanmaningsfactuur?

Technisch gezien kan je deze daags na de vervaldatum van de factuur sturen. Of dit raadzaam is, is een andere zaak.

Meteen de herinnering opsturen

Het is heel goed mogelijk dat je klant op de vervaldatum, of de dag nadien betaald heeft en je banksaldo nog niet is aangepast. Banken zijn nu eenmaal sneller met geld van je rekening te halen dan het op je rekening te storten.

Stuur je op dat ogenblik dan toch de herinneringsfactuur, dan kan dit door de tegenpartij beschouwd worden als ongeduldig of “wel heel streng”. Er is niets tegen een strikte naleving van afspraken, maar een klein beetje ruimte geven kan geen kwaad.

Wachten met de aanmaning te sturen

Het omgekeerde geldt natuurlijk ook. Wacht je een maand (of langer) alvorens de klant te herinneren aan de onbetaalde factuur, dan geef je de indruk dat het toch niet zo dringend is. Als je een maand kon wachten, kan een weekje (of twee) meer ook niet echt kwaad.

In het algemeen geldt dat je dus niet te vroeg, maar zeker ook niet te laat je herinneringsfactuur opstuurt.

Een echte richtlijn is er niet, maar één week, maximaal twee tussen vervaldatum en aanmaningsfactuur is ideaal.

#2 Administratieve kosten aanrekenen in je herinneringsfactuur?

Ook hier kan je twee wegen op. Meteen een extra administratieve kost doorrekenen, of nog even door de vingers zien. Het hangt volledig van jezelf af. Of juister gezegd: de relatie die je met de klant hebt.

Meteen extra kosten aanrekenen

Is de klant een zoveelste nummer in de rij, aarzel dan niet. De kans dat de klant wegloopt omdat hij een “boete” moet betalen, is klein. En als het toch zou gebeuren, is het maar een klein verlies voor jouw zaak.

Het grote voordeel om het in dat geval toch te doen, is dat de klant hoogstwaarschijnlijk de volgende factuur wél op tijd zal betalen.

Nog even wachten met administratieve kost

Voor klanten waar je een langdurige relatie mee hebt opgebouwd, of wil opbouwen, kan je best overwegen om in je eerste herinneringsfactuur de meerkost weg te laten. Al kan het ook geen kwaad om toch te wijzen op het risico van een extra kost mocht de boodschap na deze herinnering nog niet doorgedrongen zijn.

Meestal is het bedrag een percentage van het totaalbedrag van de factuur, een interest op jaarbasis berekend, of een forfaitair bedrag. Een combinatie van alle drie is ook heel gebruikelijk. Daarover meer in een volgende artikel.

Let er wel op dat je deze administratieve kost in je algemene voorwaarden vermeld hebt.

#3 Hoeveel tijd geef je extra voor de betaling?

Je hebt het al geraden: ook de betaaltermijn voor de herinneringsfactuur kan je zelf bepalen. Maar hou in het achterhoofd dat elk uitstel voor de klant, uitstel van de betaling kan betekenen.

Als je een betaalperiode van 30 dagen hanteert voor je eerste factuur, is het echt verstandig om niet dezelfde betalingstermijn te hanteren voor de herinneringsfactuur. Halveer dit gerust. Of als je nog meer druk wel uitvoeren, leg de termijn voor de aanmaning dan voor één week vast.

Tel gerust even mee.

  • Je eerste factuur stuur je als je dienst uitgevoerd is, of het product geleverd hebt.
  • 30 dagen betaaltermijn voor je eerste factuur.
  • 14 dagen wachten met je herinneringsfactuur te sturen.
  • Nog eens 14 dagen extra betaaltermijn geven.

In dit scenario zit je twee maanden te wachten op het geld waar je recht op hebt. Dat mag gerust wat ingekort worden zonder je hierover slecht te voelen. Per slot van rekening ben jij niet de schuldige, maar het slachtoffer van “vergetelheid”.

Eén week, maximaal twee is ideaal voor de tweede betaaltermijn.

#4 Hoeveel herinneringsfacturen sturen?

Twee aanmaningen is echt het maximum. Als de boodschap dan nog niet overgekomen is, is het tijd om andere middelen in te schakelen.

Een incassobureau bijvoorbeeld. Of een brief opgesteld door een advocaat, of advocatenbureau dat hierin gespecialiseerd is. De extra druk van specialisten helpt meestal wel om het geheugen aan de andere kant op te frissen.

Overigens belet niets je om dit al bij de eerste of tweede aanmaning te doen. Ook hier doe je best een beroep op je gezond verstand. Doen of niet doen zal afhangen van welke relatie je met de klant wil onderhouden of opbouwen.

Doe je een beroep op een dergelijke dienstverlener, is de vraag of je extra kosten in vraag dient te brengen meteen opgelost. Je betaalt sowieso aan deze dienstverlener. De administratiekosten zijn een kleine compensatie voor jouw moeite. De extra kosten kan je verhalen op de tegenpartij. Op voorwaarde alweer dat je dit duidelijk in je algemene voorwaarden hebt opgenomen.

#5 Hoe je aanmaningsfactuur sturen?

De herinneringsfactuur moet natuurlijk bij de klant terechtkomen. De manier waarop je het verzendt kan de snelheid van betaling beïnvloeden.

Digitale herinneringsfactuur sturen

Met CoManage kan je dit heel eenvoudig doen met één knop. De factuur wordt dan per e-mail verzonden. Makkelijker dan dat kan het echt niet.

Via de post

Een goed alternatief is om je herinneringsfactuur via de post te sturen. Je print je factuur in CoManage uit en begeeft je vervolgens naar het postkantoor.

Kiezen voor een aangetekende zending geeft het krachtigste signaal. De tegenpartij kan niet afkomen met een smoes dat de aanmaning niet aangekomen is. Als je vermoedt dat de klant zal blijven volharden in zijn vergetlheid, of als het de tweede herinnering betreft, is dit de beste manier. En ja, reken de administratieve kost maar meteen door. Aangetekende zendingen zijn niet gratis.

#6 Je eigen geheugen vertrouwen?

Beter niet. Daarmee willen we eigenlijk zeggen dat je je energie beter in andere zaken kan steken dan een lijstje in je hoofd bijhouden van wie hoeveel geld tegen wanneer dient te betalen.

In CoManage kan je gemakkelijk je facturen opvolgen. Dagelijks, of eens per week inloggen, is voldoende om je geheugen op te frissen. En je bedrijfsrekening op tijd en stond aan te laten vullen.

#7 Hoe snel en eenvoudig herinneringsfacturen verzenden?

Meld je nu aan voor CoManage en verlies net zoals veel ondernemers geen tijd met het administratief beheren van je facturen en aanmaningen.

We zijn benieuwd naar jouw mening. Laat hier gerust een reactie achter.