5 tips voor betere bedrijfsadministratie

Betere bedrijfsadministratie. Overschrijvingsformulier verzenden naar je klanten.

Droom jij ook van een betere bedrijfsadministratie? Dat is niet ongewoon. Net zoals jij beschouwen veel zelfstandigen en ondernemers bedrijfsadministratie als puur tijdverlies. Gebruikers van CoManage weten echter maar al te goed dat dit niet zo hoeft te zijn.

Ongeacht of je onze tool voor bedrijfsbeheer gebruikt of (nog) niet, de onderstaande tips voor betere bedrijfsadministratie zullen je zeker helpen je nog beter te organiseren. En dus meer tijd over te houden voor wat jij belangrijk en leuk vindt. Een avondje Netflix bijvoorbeeld. Of een romantisch etentje met je partner.

#1 Betere bedrijfsadministratie is NU je agenda boeken

Een groot deel van je frustraties over eeuwig tijdsgebrek kan je vermijden door een goede planning op te maken. Veel van je administratieve taken hebben een deadline die bepaald is door de administratieve overheden, zoals:

  • BTW-aangiften die je maandelijks (of per kwartaal) moet indienen
  • betalen van je sociale zekerheid
  • opmaak van de jaarbalans als je een vennootschap hebt
  • neerleggen en publiceren van een jaarrekening van je vennootschap
  • enz.

Vervelende deadlines zijn een zegen

Van buitenaf opgelegde deadlines zijn misschien vervelend, maar anderzijds ook een zegen voor je planning. Ze zijn er, dus je kan er gemakkelijk op voorhand rekening mee houden.

Reserveer elke maand/kwartaal een (paar) uur in je agenda om deze verplichte administratieve taken ongestoord uit te kunnen voeren.

Ongestoord aan de slag met je zakelijke administratie

Om jezelf te belonen, trakteer je je na afloop op iets lekkers. Een biertje bijvoorbeeld.

Mailbox uit? Leuk muziekje op? (Het mag natuurlijk ook hardrock zijn als dat je stimuleert) Telefoon uitgeschakeld? Je bent er klaar voor. Als je dit tweemaal op een rij hebt volgehouden, zal je merken dat je de volgende keer reikhalzend uitkijkt naar dit moment. Verwen jezelf na afloop. Doe eens iets leuks waar je anders toch geen tijd voor hebt.

#2 Orden alle boekhoudkundige documenten slechts 1 maal

Waarschijnlijk besteed je een groot deel van de eerder vermelde administratieve taken uit aan je boekhouder. Dit houdt wel in dat je o.m. je binnenkomende en uitgaande facturen aan je boekhouder moet bezorgen.

In plaats van elke keer dat je een factuur opmaakt een kopie voor je boekhouder uit te printen en in een mapje te ordenen, kan je overwegen om dit slechts 1 maal te doen. De tijdwinst zit dan vooral in de minuten die je telkens uitspaart met

  • je printer aan/uit te zetten
  • je map met facturen te zoeken
  • facturen op de juiste datum te ordenen
  • en terug in de sfeer te komen om je eigenlijke werk te doen

Als je alles in één sessie doet, zal je merken dat dit veel vlotter loopt.

Overigens, als je CoManage al gebruikt, heb je steeds toegang tot één centrale plaats waarin al je facturen bewaard worden. Alles is er netjes geordend en opvraagbaar per periode met slechts enkele klikken. Handiger dan dit kan het echt niet zijn.

#3 Doe eerst de lastige zaken, dan de fun

Met lood in de schoenen je dag beginnen omdat je vandaag veel tijd zal verliezen met bijvoorbeeld het opstellen van offertes of facturen. Of omdat je er tegenop ziet om aanmaningen voor niet-betaalde facturen op te stellen en deze op de post te doen. Elke ondernemer heeft zo wel taken die “erbij horen” maar gewoon niet leuk zijn.

Begin je dag, of week, met datgene waar je het meest tegenop ziet. Deze gouden tip kan voorgoed je leven veranderen.

  • Hou je niet van offertes opstellen? Doe dat dan aan het begin van je werkdag.
  • Vind je het vervelend om aanmaningsbrieven op te stellen? Begin je dag hiermee.

Verlies geen geld door uitstel

Overigens levert al dit soort administratieve taken je uiteindelijk geld op. Geen offertes, geen klanten. Geen klanten, geen facturen. Geen facturen, geen inkomen.

Snellere administratie brengt sneller geld in het laatje.

Geen inkomen, geen administratie. Dat laatste is natuurlijk niet wat je wil. Aan de slag met je bedrijfsadministratie is de boodschap.

Er is nog een voordeel verbonden aan deze tip. Als je elke werkdag, of -week, begint met de minder aangename zaken, ben je er vanaf. Je hoofd is dan vrij van gedachten als

“Pfff, straks moet ik nog een offerte maken”

“Bah, ik heb helemaal geen zin om die facturen op te stellen”

In de plaats hiervan krijg je veel prettigere gedachten. Gedachten die je stimuleren en energie geven:

“Oef, daar hoef ik al niet meer aan te denken”

“Eindelijk tijd om mijn echte werk te doen”

#4 Gebruik technologie voor je repetitieve administratieve taken

Je hebt ongetwijfeld geen zaak opgestart om dag in dag uit hetzelfde te doen. Ondernemen is tot grote hoogte creatief zijn. Steeds op zoek gaan naar nieuwe mogelijkheden en uitdagingen die jou op persoonlijk en zakelijk gebied doen groeien.

Repetitieve administratieve taken vormen hierbij een groot obstakel. Elke maand opnieuw dezelfde gegevens overtypen van een overschrijvingsformulier. Elke keer opnieuw het BTW-nummer van je klant opzoeken, … Het zijn niet meteen zaken die je groei stimuleren.

Voor herhaalde betalingen zijn er gelukkig twee gemakkelijke opties waarmee je om toch redelijk wat tijd kan winnen.

Automatiseer betaling van inkomende facturen

Het automatisch betalen van de periodieke facturen van je leveranciers is heel eenvoudig met een domiciliëring via je bank. Op de koop toe krijg je voor betalingen via een domiciliëring vaak een korting.

Omgekeerd betaal je in veel gevallen een administratieve boete voor facturen die je over het hoofd hebt gezien.
Dit is niet voor niets. Je leveranciers hebben net als jij een hekel aan repetitieve taken.

In dit geval is dat controleren of betalingen wel zijn uitgevoerd. En zo niet, aanmaningsbrieven opstellen, versturen en deze ook nog eens opvolgen. Allemaal tijd waar jij voor moet betalen als je slecht georganiseerd bent.

Vrees je dat je hiermee de controle verliest over je uitgaven? Dan kan je gewoon ook tijd winnen door je contactgegevens te bewaren in je online banking oplossing.

Automatiseer je eigen periodieke facturen

Met enkele klikken periodieke facturen opstellen.

CoManage biedt je de mogelijkheid om hetzelfde te doen met al je leveranciers. In plaats van elke maand opnieuw dezelfde factuur op te hoeven stellen, kan je met enkele klikken al je periodieke facturen automatisch laten aanmaken en verzenden.

#5 Geef je gegevens maar 1 maal in

Aansluitend op de vorige tip is het invoeren van telkens dezelfde gegevens ook niet echt stimulerend voor je productiviteit. Net als bij je online bank rekening, hoef je in CoManage slechts 1 maal je klant- en leveranciergegevens in te voeren.

Op het ogenblik dat je deze in een offerte, of factuur wil gebruiken, kan je deze snel ophalen met een handige zoekfunctie.

Hetzelfde geldt trouwens ook voor je producten en diensten. Ëénmaal invoeren en voor de rest kan je al deze gegevens in je offertes of facturen met enkele klikken ophalen.

Werken met MsOffice

Gebruik je nog geen CoManage, dan kan je al dit soort gegevens in één Word of Excel document bijhouden. Minder handig (elke keer copy/paste), minder veilig (als je computer crasht ben je al je gegevens kwijt). Maar nog steeds een beter alternatief dan elke keer opnieuw je in documenten te moeten zoeken naar de juiste gegevens en prijzen van je producten of diensten.

Welke tips voor een beter bedrijfsbeheer pas jij toe?

Pas jij deze tips (of andere) al toe?
Of helemaal niet?
Ben je van plan om dit in de toekomst te gaan uitproberen?

Deel jouw mening hieronder met ons en de honderden andere ondernemers die al profiteren van de kracht van CoManage.

We zijn benieuwd naar jouw mening. Laat hier gerust een reactie achter.